Kota Bogor Matangkan Pengelolaan Arsip Berbasis Digital

INILAHKORAN, Bogor - Dinas arsip dan Perpustakaan (Diarpus) kota bogor mendorong Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota (pemkot) Bogor untuk pengelolaan arsip berbasis digital. Terbaru,

Diarpus kota bogor menggelar sosialisasi Pengawasan Kearsipan Nasional Tahun 2023 dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah di Hotel Onih Bogor pada Selasa (21/3/2023) sore.

Sekretaris Daerah (Sekda) kota bogor, Hj. Syarifah Sofiah Dwikorawati mengatakan, sosialisasi yang dilakukan Diarpus berkaitan pengelolaan arsip yang dihadiri sekretaris seluruh OPD dan sekertaris di wilayah ini merupakan satu hal yang penting. Ia mengharapkan agar Diarpus sebagai pengelola utama memiliki jaringan dengan mereka, sehingga bisa memonitor pengelolaan arsip di masing-masing OPD.

"Karena kami ingin merapikan arsip termasuk sudah mulai beralih ke arsip digital. Dengan arsip digital banyak keuntungan atau keutamaannya, arsip tersimpan menjadi rapi, kapasitas lebih besar, memudahkan penelusuran dan sebagainya," ungkap Syarifah kepada INILAH pada Rabu (22/3/2023).

Syarifah membeberkan, melalui percepatan penggunaan arsip digital ini dinilai sebagai salah satu indikator reformasi birokrasi. Apalagi tahun 2002, Diarpus kota bogor telah mendapatkan predikat A untuk pengawasan penataan arsip. Karena itu, prestasi tersebut perlu ditingkatkan termasuk Sumber Daya Manusia (SDM).

"Mudah-mudahan prestasinya bisa ditingkatkan lagi dan juga bisa membenahi semua. Karena dari SDM kami masih kekurangan, idealnya di setiap dinas ada satu orang, kami baru punya sembilan di Diarpus," bebernya.

Syarifah juga menyadari, bahwasanya kondisi sarana prasarana yang ada di masing-masing OPD menjadi tolak ukur dalam faktor penataan arsip. Lahan yang terbatas, menjadi salah satu alasan sulitnya mencari ruang untuk penyimpanan arsip dinamis.

"Makanya itu salah satu untuk antisipasi itu solusinya harus mulai digital dan harus ada penyusutan arsip harus terus dilakukan," terangnya.

Sementara itu, Kepala Diarpus kota bogor, Rudiyana menambahkan, pemerintah pusat dalam hal ini sudah mengeluarkan regulasi melalui aplikasi Srikandi atau Sistem Kearsipan Dinamis Terintegrasi.

"Ternyata lingkupnya itu bukan hanya pemerintah daerah, tapi ada kementerian, termasuk lembaga pemerintah non kementerian, BUMN dan BUMD di dalam satu aplikasi tersebut," ungkapnya.

Iya melanjutkan, pihaknya tengah melakukan pembahasan bersama dengan OPD. 

"Nah ini yang sedang coba kami diskusikan, karena memang tadi sesuai arahan Bu Sekda juga, kalau bisa secara online (pengelolaan arsip)," paparnya.

Rudiyana memaparkan, untuk sekarang tata naskah di seluruh OPD lingkungan pemkot Bogor telah menerapkan digitalisasi. Dengan begitu, pihaknya menginginkan adanya upaya yang terintegrasi dengan aplikasi Srikandi.

"Nah, apakah sistem yang sudah ada di kota bogor ini nanti bagian dari Srikandi yang terintegrasi, itu akan dibahas terlebih dahulu," pungkasnya.